De acuerdo con la normativa vigente, tanto empresas como autónomos están obligados a conservar:

• Facturas emitidas y recibidas.
• Libros contables y registros oficiales.
• Declaraciones fiscales y justificantes de pago de impuestos.
• Contratos, presupuestos y albaranes relacionados con su actividad económica.
• Documentación relativa a operaciones financieras, como préstamos o movimientos bancarios.

¿Cuánto tiempo deben guardarse?

La ley establece un plazo general de conservación de 6 años para documentos mercantiles y contables, según el Código de Comercio. Sin embargo, en el ámbito fiscal, Hacienda puede revisar los ejercicios no prescritos, lo que implica que los documentos deben conservarse al menos durante 4 años desde la presentación de la declaración correspondiente.

Es importante tener en cuenta que si existen periodos no prescritos debido a comprobaciones o revisiones en curso, estos plazos pueden ampliarse.

Consecuencias de no conservar los documentos

No contar con la documentación adecuada durante una inspección puede acarrear graves consecuencias, entre ellas:

• Imposibilidad de justificar deducciones fiscales o gastos declarados.
• Sanciones económicas por incumplimiento de obligaciones formales.
• Requerimientos adicionales que pueden prolongar el proceso de inspección.
• Digitalización y custodia segura

Para facilitar el almacenamiento y garantizar la seguridad de los documentos, muchas empresas optan por digitalizar su documentación. Es fundamental que la digitalización cumpla con los requisitos legales, como el uso de sistemas homologados que aseguren la autenticidad e integridad de los archivos.

Además, contar con un buen sistema de gestión documental permite acceder rápidamente a la información solicitada por Hacienda, reduciendo el riesgo de errores y facilitando el proceso de inspección.

Conclusión

Conservar la documentación mercantil no solo es una obligación legal, sino también una medida de protección para empresas y autónomos frente a posibles inspecciones de Hacienda. En Menfisgrup, contamos con un equipo de expertos que puede asesorarte en la gestión y conservación de tus documentos, asegurándote el cumplimiento normativo y evitando posibles sanciones.

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